Käsitteet ja rakenne
Tämä sivu kuvaa palvelun pääkäsitteet ja kohteet sekä niiden keskinäisen hierarkian ja rakenteen. Palvelulla mallinnetaan erilaisia tosielämässä vastaantulevia asioita (kohteita). On tärkeää ymmärtää palvelussa käytettyjen käsitteiden ja termien suhde siihen, miten niillä on paras todellisuutta mallintaa.
Palvelu on tarkoitettu valvonta- ja mittaustehtävien kuvaamiseen ja tietojen keräämiseen loogisiksi kokonaisuuksiksi, mutta palvelun käyttämä termistö on pyritty pitämään silti mahdollisimman yleisluontoisena. Palveluun luotavat kohteet voi ja kannattaakin aina nimetä juuri siten, kuin palvelun käyttäjät ne parhaiten ymmärtävät ja tuntevat.
Kohteet ja niiden keskinäinen hierarkia
Palvelu
Itse Nokeval® NSnappy® -pilvipalvelusta - ylimmästä käsitteestä - käytetään tässä ohjeessa lyhyesti nimeä palvelu.
Asiakas
Palvelua käyttäviä yrityksiä ja yhteisöjä kutsutaan nimellä asiakas. Jokaista asiakasta varten palveluun voidaan luoda yksi tai useampia asiakkaita tai asiakastilejä, näitä termejä voidaan käyttää tasaveroisesti. Palvelun käyttäjillä voi olla pääsy yhteen tai useampaan asiakastiliin.
Lue lisää: Asiakas
Toimipiste
Yksi asiakastili voi pitää sisällään yhden tai useampia toimipisteitä. Toimipisteellä kannattaa nimensä mukaisesti kuvata yhtä maantieteellisesti erillistä rakennusta tai muuta paikkaa, jossa asiakkaalla on palvelun käyttöön liittyvää toimintaa. Toimipiste on tyypillisesti yksi rakennus tai sen osa, siipi tai kerros. Esimerkkejä toimipisteistä: tehdas, toimisto, hotelli, ravintola, koulu, päiväkoti jne. Joissain tapauksissa suuri rakennus tai kampus kannattaa jakaa useiksi toimipisteiksi.
Lue lisää: Toimipiste
Alue
Toimipiste on mahdollista jakaa yhteen tai useampaan osaan, joita kutsutaan nimellä alue. Alueet ovat palvelussa hyvin yksinkertaisia kohteita, joilla on vain nimi ja mahdollisesti pohjakuva, jonka päälle alueen sisältämiä valvontapisteitä voidaan sijoittaa.
Valvontapiste
Valvontapiste on palvelussa erittäin keskeinen käsite. Se liittyy suoraan omavalvontaan, jonka englanninkielinen vastine ja lyhenne on HACCP, mikä tulee sanoista Hazard Analysis and Critical Control Points, suomeksi vaarojen arviointi ja kriittiset valvontapisteet. Valvontapisteellä on tarkoitus mallintaa juuri omavalvontasuunnitelmien kriittisiä ja myös muita valvontapisteitä. HACCP- eli omavalvontajärjestelmiä käytetään erityisesti elintarviketuotannossa ja muiden herkästi pilaantuvien tuotteiden kuljetuksessa, käsittelyssä ja varastoinnissa. Omavalvonnan suunnittelussa vaarat analysoidaan ja tunnistetaan, ja tämän analyysin pohjalta päätetään, mitkä ovat niitä pisteitä, joissa valvontaa on syytä suorittaa riskien hallitsemiseksi ja ennaltaehkäisemiseksi.
Tyypillisiä valvontapisteitä ovat esimerkiksi: tavaroiden vastaanotto, pakastevarasto, kylmätuotevarasto, ruuanvalmistus, tarjoilutiski, pikajäähdytyskaappi, kylmäkuljetus, käsienpesupiste, ravintolasali jne.
Lue lisää: Valvontapiste
Suorituspiste
Valvontapiste jaetaan suorituspisteisiin, joihin valvontapisteen erityyppiset tiedot kirjataan ja joissa valvontaan liittyvät tehtävät suoritetaan.
Esimerkit havainnollistava suorituspisteiden merkitystä ehkä parhaiten: hyviä esimerkkejä suorituspisteistä ovat mm. lämpötila, kosteus, massa, kappalemäärä, suolapitoisuus, pH, kahvan pintahygienia, hyllyn pintahygienia, työtason pintahygienia, tarjoiluhävikki, lautashävikki jne. Kuhunkin suorituspisteeseen on tarkoitus tallentaa vain yhden tyyppistä tietoa, erityisesti siten, että tallennettavan tiedon mittaussuure on aina sama. Esimerkiksi valvontapisteen “Lihakylmiö” suorituspisteeseen “Ylähyllyn lämpötila” tallennetaan aina vain juuri kyseisen kylmiön ylähyllyn lämpötilatietoja. Tämän suorituspisteen mittaussuureeksi määritellään tässä tapauksessa lämpötila ja mittayksiköksi °C. Jos samasta kylmiöstä on tarkoituksenmukaista kirjata myös esimerkiksi hävikkitietoja, luodaan tätä varten toinen suorituspiste “Varastohävikki”, jonka mittaussuureeksi asetetaan massa ja mittayksiköksi esimerkiksi kg.
Koska kaikki mittaustiedot tallentuvat palvelussa suorituspisteille, määritellään mahdolliset ilmoitus- ja hälytysrajat suorituspisteille. Lisäksi suorituspisteet ovat palvelussa juuri niitä kohteita, joille kaikki ajastetut tehtävät tallentuvat, ne ovat siis myös tehtävien suorituspisteitä.
Lue lisää: Suorituspiste
Käyttötarkoitus
Käyttötarkoituksella kuvataan tässä palvelussa nimettyä joukkoa ilmoitusrajoja, kuten varoitus- ja hälytysrajoja liian korkeasta lämpötilasta. Käyttötarkoitukset helpottavat ja yhdenmukaistavat valvonnan suunnittelua ja valvonta- ja suorituspisteiden rakentamista palveluun.
Konkreettinen esimerkki käyttötarkoituksesta valaisee jälleen asiaa tehokkaasti: Käyttötarkoitus nimeltä “Kalakylmiön lämpötila” pitää sisällään tiedon mittaussuureesta “lämpötila” sekä ilmoitusrajasta “Kalakylmiö liian lämmin”, jonka yläraja on 3°C ja vakavuus “hälytys”. Valvontapisteen “Suurkeittiön kalakylmiö” suorituspisteen “Lämpötila” käyttötarkoituksesi valitaan listalta yksinkertaisesti “Kalakylmiön lämpötila”, minkä jälkeen suorituspiste on valmiiksi aseteltu.
Suorituspisteelle on myös mahdollista ajastaa kaksi aikataulun mukaan vaihtelevaa käyttötarkoitusta.
Ilmoitusraja
Ilmoitusraja tarkoittaa yhdistelmää seuraavista asioista: ilmoitusviesti, rajan tyyppi, raja-arvo, vakavuus, viive ja hystereesi. Näin yhdellä ilmoitusrajalla voidaan kuvata esimerkiksi ehdot sille, milloin kalakylmiön lämpötilasta halutaan saada ylärajahälytys, vaikkapa seuraavasti:
Ilmoitusviesti: “Kalakylmiö on liian lämmin!”
Rajan tyyppi: yläraja
Raja-arvo: 3°C
Vakavuus: hälytys
Viive: 30 minuuttia
Hystereesi: ei ole
Ilmoitus ja ilmoitusviesti
Ilmoitus tarkoittaa suorituspisteen ilmoitusrajan ylityksestä luotavaa tapahtumamerkintää palveluun. Ilmoituksen vakavuuden perusteella se voi tarkoittaa jotain seuraavista:
Hälytys (tunnusväri punainen)
Varoitus (tunnusväri oranssi)
Informaatio (tunnusväri sininen)
Jokainen ilmoitus on erikseen kuitattavissa, ja jokaiseen ilmoitukseen voidaan kirjata tarvittavia lisätietoja esimerkiksi siitä, mitä tuotetta tai erää ilmoitus koskee, ilmoituksen syitä sekä korjaavia ja ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä. Ilmoituksista voidaan tilata myös ilmoitusviestit halutuille käyttäjille pääsyoikeuksien avulla.
Lue lisää: Ilmoitukset
Kategoria
Palveluun voi luoda vapaasti nimettyjä kategorioita. Niillä voidaan koota yhteen loogisiksi kokonaisuuksiksi samantyyppisiä kohteita. Nämä kohteet voivat olla valvontapisteitä, suorituspisteitä, tehtäväkuvauksia tai tiedostoja. Edellä mainitut kohteet voivat löytyä palvelusta aivan eri tasoilta hierarkiassa ja myös maantieteellisesti aivan eri paikoista, kuten eri toimipisteiden alta. Silti nämä kohteet voivat loogisesti kuulua yhteen. Tätä varten kannattaa perustaa sopiva joukko kategorioita, joihin eri kohteet sitten luokitellaan.
Konkreettinen esimerkki: asiakkaalla on useita toimipistettä, joista osassa on useita syväjääpakastimia. Tätä varten luodaan kategoria “Syväjääpakastin”. Molempien toimipisteiden syväjääpakastimet liitetään luotuun kategoriaan. Nyt eri toimipisteissä olevia syväjääpakastimia voidaan helposti valvoa tai niiden tietoja raportoida asettamalla suodatusehdoksi vain kategoria “Syväjääpakastin”. Jokaiselle kategorialla voidaan valita kuvaava ikoni ja kirjoittaa kuvausteksti.
Kategorioiden erityistarkoitus on toimia myös omavalvontasuunnitelman (HACCP plan) rakenteen muodostajana. Jokainen kategoria muodostaa yhden omavalvontasuunnitelman luvun. Raportointitoiminnon avulla on mahdollista valita mitkä kategoriat omavalvontasuunnitelmaan halutaan sisällyttää ja missä järjestyksessä. Kategorioiden käyttö ei ole pakollista.
Lue lisää: Kategoriat
Käyttäjä
Käyttäjällä tarkoitetaan palveluun luotua käyttäjätunnusta, jonka kautta palvelua käytetään. Käyttäjätunnus voi olla henkilökohtainen tai yhteiskäytössä oleva yleiskäyttäjätunnus.
Yhdellä käyttäjällä voi olla kirjautumisoikeus yhteen tai useampaan asiakastiliin ja vastaavasti myös pääsyoikeuksia näiden asiakkaiden kohteisiin.
Lue lisää: Käyttäjät
Tiimi
Tiimi tarkoittaa nimettyä ryhmää, johon voidaan liittää yksi tai useampia käyttäjiä. Tiimille annetut pääsyoikeudet erilaisiin palvelun kohteisiin tulevat automaattisesti kaikkien tiimiin liitettyjen käyttäjien pääsyoikeuksiksi. Vastaavasti, jos käyttäjä poistetaan tiimistä, menettää hän heti tiimin kautta saamansa pääsyoikeudet.
Lue lisää: Tiimit
Pääsyoikeus
Yksi pääsyoikeus sisältää kolme asiaa:
kenelle on annettu pääsy (käyttäjä tai tiimi)
mihin kohteeseen (asiakas, toimipiste, alue, valvontapiste, laitevarasto)
minkä tasoinen pääsy, eli miten laajat oikeudet pääsyoikeuden haltija kohteeseen saa (katselu, raporttien hallinta, tiedostojen hallinta, ilmoitusviestien vastaanotto, ilmoitusten kuittaus, tehtävien suoritus, ylläpito)
Lisäksi kukin pääsyoikeus voi olla myös ajastettu.
Lue lisää: Pääsyoikeudet
Aikataulu
Aikataulu tarkoittaa nimettyä aikataulumääritystä, esimerkiksi aikataulu “Maanantaisin 8-12” olisi voimassa joka maanantai kello 8-12 välillä. Aikatauluja voi luoda ja nimetä vapaasti. Kutakin aikataulua voi käyttää moneen eri tarkoitukseen. Aikatauluilla voi ajastaa seuraavia asioita palvelussa:
Tehtäviä
Pääsyoikeuksia
Käyttötarkoituksia
Raporttien lähettämistä sähköpostin liitteinä vastaanottajille
Lue lisää: Aikataulut
Tehtäväkuvaus
Tehtäväkuvaus on nimetty kuvaus tehtävästä, jota on tarkoitus suorittaa toistuvasti tietyn aikataulun mukaan määritellyissä suorituspisteissä. Tehtäväkuvaus voi sisältää edellä mainittujen asioiden lisäksi ohjeet tehtävän suorittamiseen, luettelon tarvittavista työkaluista ja materiaaleista, määritykset siitä minkä tyyppisellä tai millä mittalaitteella mahdollinen mittaustulos on mitattava, valmiita vastausvaihtoehtoja tai alitehtäviä sekä liitetiedostoja, jotka ovat tehtävän suorittajan käytettävissä suoritushetkellä.
Tehtäväkuvaus tuottaa sille määritellyn aikataulun mukaisesti suorituspisteisiin tehtäviä.
Lue lisää: Tehtäväkuvaukset
Tehtävä
Tehtävä on suorituspisteeseen liittyvä yksittäinen tehtävänanto, joka on kuitattava suoritetuksi määräajassa. Tämän kuittauksen yhteydessä tehtävälle on kirjattava tehtäväkuvauksen mukaiset tiedot, kuten mahdollinen mittaustulos ja alitehtävät sekä lisätiedot.
Lue lisää: Tehtävät
Tiedote
Tiedote on yksinkertainen tekstiä sisältävä viesti, joka halutaan tiedottaa joko kaikille asiakkaan käyttäjille tai vain tiettyjen toimipisteiden käyttäjille palvelun etusivulla. Tiedotteet näkyvät etusivun tiedote-widgetillä.
Jos haluat käyttää tiedotteita, varmista että etusivupohjassa on tiedote-widget käytössä.
Lue lisää: Tiedotteet
Tiedosto
Tiedosto on palveluun ladattu tiedosto, kuten kuva, video tai PDF-tiedosto. Tiedoston voi liittää suoraan yhteen seuraavista kohteista: toimipiste, alue, valvontapiste, tehtäväkuvaus, tehtävä ja mittalaite.
Tiedostot näkyvät kootusti myös liitetyn kohteen sisältävissä kohteissa, esimerkiksi valvontapisteelle liitetty tiedosto näkyy toimipisteen tiedostolistalla. Vastaavasti mittalaitteelle liitetty tiedosto näkyy sen valvontapisteen tiedostolistalla, mille mittalaite on asennettuna.
Kaikki eri kohteisiin liitetyt tiedostot näkyvät ja ovat hallittavissa tiedostojenhallintatoiminnon kautta.
Lue lisää: Tiedostot
Mittalaite
Mittalaite tai laite on palveluun liitetty laite, jolla voidaan tuottaa mittaustuloksia suorituspisteille.
Mittalaitteet voivat olla joko automaattisesti toimivia, jotka asennettaan valvontapisteille tai sitten käsin käytettäviä mittalaitteita, joita viedään fyysiselle mittauksen suorituspisteelle mittaustuloksen ottamista varten.
Mittalaitteessa voi olla yksi tai useampi anturi. Mittalaitteen ja sen anturien tarkemmat tiedot näkee palvelun laitehallinnasta.
Lue lisää: Laitteet
Anturi
Anturi tai sensori on mittalaitteen sisältämä komponentti, jolla voidaan mitata jotain tiettyä mittaussuuretta. Anturin ominaisuuksista riippuu mihin käyttötarkoitukseen ja mille mittausalueelle (esim. lämpötila-alueelle) se soveltuu.
Palvelun laitehallinnasta näkee mitä antureita kukin mittalaite sisältää ja mikä on näiden anturien mittaussuure, mittausalue ja mittaustarkkuus.
Laitevarasto
Laitevarasto on nimetty looginen paikka mittalaitteille. Sen ei välttämättä tarvitse olla fyysinen paikka tai olemassa oleva varasto, vaan sitä voi käyttää myös laitekirjanpidon apuvälineenä.
Kun palveluun tilataan uusia mittalaitteita ne ilmestyvät automaattisesti asiakkaan toimitusvarastoon, josta ne voi asentaa valvontapisteisiin tai haluttaessa siirtää johonkin toiseen laitevarastoon.
Vaikka mittalaite asennettaisiinkin valvontapisteeseen, pysyy sen ns. kotivarasto muistissa, ja mittalaite palautuu automaattisesti tähän kotivarastoon, jos se poistetaan valvontapisteeltä.
Lue lisää: Laitevarastot
Mittaussuure
Mittaussuure tarkoittaa yhtä mitattavaa fysikaalista suuretta kuten lämpötila, massa tai kappalemäärä. Kukin palveluun tallennettava mittaustulos edustaa aina jotakin mittaussuuretta ja sen arvo esitetään tietyssä mittayksikössä, kuten kilogramma.
Mittayksikkö
Mittaussuureiden arvo esitetään aina jossakin tietyssä mittayksikössä, kuten mittaussuureen massa arvo esitetään usein yksikössä kg eli kilogramma. Palvelu tukee useita eri mittayksiköitä ja mittaussuureiden arvojen automaattista muuntamista mittayksiköiden välillä käyttäjän itselleen asettamiin suosikkimittayksiköihin. Suureiden arvot tallennetaan palveluun aina ns. perusmittayksiköissä.